この記事の目次

1. 仕事を仕組み化する事の3つのメリット
2. 仕事の仕組み化で管理する数値が明確になる
3. 仕事の仕組み化で仕事の優先順位をつけられる
4. 少しまとめます。
5. 仕事を仕組み化する事のデメリット
6. 会社じゃない個人事業主でも仕事の仕組み化は良い。
7. まとめ

エクセルシートやWEBフォームなど、作ったものを使い続ける仕組みを作ろうという内容を前回書きました。

エクセルシートの使い方を教えていて思った事なので、エクセルの事で書いていますが、社内で何かしらのツールを用意した場合でも言えると思います。

今回は少し踏み込んで、仕事を仕組み化することのメリットを書いてみます。

仕事を仕組み化することを、前向きに捉えて貰えればなと思います。

自分の会社の事を考えてみて欲しいのですが、人を相手にする職種とモノを相手にする職種で部署が分かれていると思います。

部署でなくても、役割として分かれていると思います。

・営業部と製造部

・営業部と建築部

・ホール作業と厨房作業

こんな感じで、分かれているでしょう。

これが、すでに一つの仕組みです。

対人に集中する人と対物に集中する人を分ける事で、何に集中するかが決まります。

集中することで、営業の人がモノを作る効率化を考える必要がなくなるということですね。

必要がなくなるというか、会社としてモノを作る効率化を考える事を営業の人に求めていないという言い方が出来ますが。

そのように部署や役割に応じて、集中してもらう仕事が決められています。

そうすると、上司から言われることが「ノルマの達成」という目標値です。

このノルマの正体というのが、売上に直結する数字のことです。

つまり、一日辺りの製造量であったり、一日辺りの営業先の訪問数といった個人が追いかける数値の差別化が出来る様になります。

それぞれの部署や役割で、何の数値を追いかければ良いのかが分かるります。

ということは、管理職が把握しなければならない数値も決まってきます。

なので、数値に基づいて実績や課題を考え、指示や対策を考えられます。

ここまでの話をまとめると、仕事を仕組み化する事の3つのメリットが見えます。

仕事の仕組み化メリット①：
集中する仕事を差別化し個人の業務を効率化できる。
 
仕事の仕組み化メリット②：
個人が業務で追いかける数値を明確化できる。
 
仕事の仕組み化メリット③：
管理側が数値を元に個人の業務を管理できる。
 
 

仕事の仕組み化を進めることで、行うべき業務に集中させ、その結果を数値を元に判断、指示できる様になります。

ここをもう少し掘り下げて書いて行きます。

少しメリットの順番と前後しますが、管理側の目線から書いて行きます。

会社は利益を追求する集合体なので、売上を上げて利益を上げることが重要となります。

なので、まずは簡単に売上の構成要素を把握しておく必要があります。

売上＝〇×〇×〇
この数式の〇の部分が自社の場合は何か、ということです。
製造業であれば、売上＝機械稼働時間×一時間当たりの製造量

営業であれば、売上＝訪問件数×平均成約率20％

といった感じです。

それを把握した上で、各個人の実績値を見ると指示が明確になって来ます。

・機械稼働時間を100％にするために、定期メンテナンスの計画を立てる

・一時間当たりの製造量を増やすために、品質チェックの人員を補充する

・ノルマを達成できていない職員は、達成している職員に比べ訪問件数が少ない

・平均成約率を50％に上げるために、商材を用意させる

このように、売上を構成する要素から出せる指示は明確なものとなります。

指示の根拠も明確なので、作業する側もやることが明確になります。

続いては、作業する側の目線を書いてみます。

作業する側も、自分が行うべき仕事が明確になります。

そして、上司からの指示も、何のために（売上なんですけど）この仕事をしなければいけないのかが明確です。

なので、作業をしやすくなるだけでなく、実績を出さなければいけない数値も明確になります。

先ほど出した、売上＝訪問件数×平均成約率20％の営業の場合を考えます。

平均成約率20％の商材は、会社が用意したものなので、簡単には変えられません。

とすると、営業職員個人が取り組むべき事は訪問件数を増やす事になります。

なので、訪問件数を増やすための作業を行っていくことが個人で取り組むべき仕事になります。

もちろんそんな単純な話ではありませんが、個人が優先すべき仕事内容が決まってきます。

そうすると、訪問件数を増やすせる作業以外は優先順位が低くなっていきます。

優先順位をつけられる事は、仕事を行って行く上で重要なことはお分かりだと思います。

このように、作業する側の個人個人が何をするべきかが明確になります。

立場は違っても、仕事を仕組み化する事で、仕事を二つに分ける事が出来ます。

①何をするべきか（何に注目するべきか）

②何をするべきではないか（優先順位を下げるか）

優先順位が高い仕事を集中的に行い、片付いた時に優先順位の低い仕事を行うといったように、仕事の流れを作る事もできます。

各部署・役割の仕事を明確にすることができる仕組み化の力です。

仕事を仕組み化する事は、結局効率を求めることになります。

なので、デメリットの一つとして仕事が単調になってしまう可能性があります。

追いかけるものが明確な分、その作業をばかりになり面白みが減ってしまうかも知れません。

効率化を突き詰めれば、作業的になってしまうので、機械的になってしまう恐れもあります。

機械的になってしまうと、お客さんと接点が出たときに問題が出るかもしれません。

また、効率化して集中して作業を明確化できることで、コミュニケーションもある意味取りにくくなるかもしれません。

報告内容や指示も端的に出来てしまうため、人によっては冷たいと思うかもしれません。

なので、声掛けや思いやりの一言などを意識することが大事です。

個人事業主の方であれば、一人で出来る事の限界があります。

また、作業を増やすよりも仕事を増やすといった経営的なことを考えたいということもあるでしょう。

結論を言ってしまうと、「自分でやるべき作業とやらない作業を決めましょう。やらない作業はツールにやらせたり、外注しましょう。」ということです。

先ほどの管理側と作業側の目線の両方を行う必要が、個人ではあります。

なので、まず自分の事業の売上の見込みを出します。

売上＝〇×〇の式を作り上げることで、計算することができます。

そして、計算で出た見込みの売上から経費を引くことで粗利を出せます。

その粗利の範囲内で、自分でやらない作業を外注したり、ツールを導入したりできます。

そうすれば、自分でやるべき作業に集中できる仕組み作りができあがります。

もちろん、計算だけで全てが決まるわけではないので、検証のために最初は作業を全てやる必要はあります。

実際に作業しないとやるべきかどうかの判断は難しいと思います。

仕事の仕組み化をするメリットは、

①集中する仕事を差別化し個人の業務を効率化できる。

②個人が業務で追いかける数値を明確化できる。

③管理側が数値を元に個人の業務を管理できる。

という3つをあげました。

「孫子の兵法」の中でも、資材を集中させるポイントを決めれば戦争に勝てると書いてあります。（すごく雑ですみません）

労力を集中させるポイントを明確にすることが、仕事を仕組み化することで可能です。

そしてそれが、会社組織を強くしていく仕組みにも繋がって行くでしょう。